04 Jul De la Teoría a la Practica: “El Planear y el Hacer en la Gestión de Proyectos”.
Otros artículos que te pueden interesar:
http://consejoincide.com/category/articulos/
Introducción
Estimado lector, en esta entrega me ocupare en compartirte recomendaciones y experiencias que podrán ayudarte a pasar de la Teoría a la Practica. La relación de teoría y práctica se entiende entonces como el desarrollo de las posibles configuraciones teóricas, como el proceso de planificación: la práctica es la realización de lo planificado. La planificación es la forma sustancial del pensamiento técnico.
Para la Gestión de Proyectos lo podemos describir como pasar de lo que Planeamos a la Ejecución. Para lograr este paso existe una brecha en las personas o miembros del equipo, ya que intervienen varios factores como pueden ser: falta de entendimiento, capacidades y/o habilidades no desarrolladas, falta de compromiso, acompañamiento del líder, etc. para la consecución de los objetivos
“Planifica tu trabajo y trabaja tu plan”
Napoleón Hill.
No podemos dejar de lado que cada tarea o acción, dependerá de la propia naturaleza del proyecto, el entorno, la capacidad de la organización, la tecnología, los recursos disponibles, entre otros; los cuales pueden originar un grado de complejidad, necesidad de involucramiento de terceras personas para poder completar la tarea, nuevas experiencias o retos por afrontarlos, falta de capacitación, estos suelen ser algunos de los obstáculos que se interponen en nuestros proyectos, los cuales debes saber gestionar con tu equipo para lograr los resultados esperados.
“Una visión clara, respaldada por planes definidos, te da una sensación tremenda de confianza y poder personal”
Brian Tracy
Por ello, puedo resumir que para “Hacer que las cosas sucedan en los proyectos”, es necesario contar con el compromiso del líder, quien será, la pieza clave para gestionar con éxito el proyecto. Al líder se le otorga la confianza y la autoridad para la toma de decisiones, y entre una de las más importantes a la que se enfrentará, será, definir a su equipo de proyecto. Formar un equipo de alto desempeño no es tarea fácil, pero será indispensable para incrementar la probabilidad de éxito. Para saber más de este tema, te invito a leer mi artículo anterior denominado “Como formar equipos de alto desempeño”.
Entrega de valor
Hoy en día las organizaciones necesitan estar a la vanguardia, innovando, atrayendo al mejor talento; por su parte los lideres y los equipos de proyecto, se encuentran en un entorno interrumpido por los avances exponenciales de la tecnología, y por las demandas de los clientes para una entrega de valor más inmediata.
La satisfacción del cliente debe ser una prioridad para las organizaciones, y es clave en la entrega de productos y servicios para deleitarlos. Por lo tanto, con el fin de mantenerse competitivas y relevantes, las organizaciones ya no pueden enfocarse en si mismas, si no mas bien concentrarse en la experiencia del cliente.
¿Qué es entregar valor?
Para dar respuesta a esta pegunta, en primer lugar, debemos de tener claro y diferenciar lo que significa “valor” para tu organización, y a su vez para tus clientes; con esta premisa, debes de tener presente lo descrito en el párrafo anterior, para entregar valor, tienes que trabajar codo a codo con tu equipo, asegurarte que entiendan las necesidades de tu cliente, de tal manera que estén preparados para cumplir y entregar los beneficios esperados, de manera temprana e iterativa; esta práctica, podemos entenderla también como “conocer el modelo de negocio del cliente”.
Conocer la entrega de valor en tu organización, no es menos importante, por ello, como buen líder, debes asegurarte de que cada colaborador tenga pleno conocimiento sobre la relevancia y el impacto que genera su trabajo para cumplir con la estrategia de la organización. Te comparto la siguiente frase para invitarte a la reflexión:
Cultura
“La cultura se desayuna a la estrategia”
Peter Drucker
Esta frase subraya la importancia del compromiso y la pasión de las personas por una causa. Independientemente de cuál sea la estrategia o plan que implementes con tu equipo, el éxito de esta dependerá de las personas que implementen el plan. Si las personas que están dirigiendo la estrategia no son apasionadas por el cambio, o peor aún, son apáticas en cuanto a su trabajo y su organización, entonces uno tiene pocas posibilidades de implementar el cambio.
Dicho lo anterior podemos mencionar que: “La Cultura es la ventaja competitiva de tu organización”. Del mismo modo, se menciona que la cultura se logra como un caldo de cultivo, ya que, para adoptarla debes buscar mejorar en cada aspecto de la organización como lo es: la colaboración, la comunicación, el respeto, la confianza, entré otras, además de tener claro que la Cultura, no es solo responsabilidad de Capital Humano, sino de todos los miembros de la organización. Este tema lo estaré profundizando en mis siguientes artículos, te invito a estar pendiente para que no dejes de leerlos.
De la Teoría a la Práctica
Después de haber pasado, por una breve introducción, estaré llevándote de la mano para pasar de la Teoría a la practica en tus proyectos, esto es algo que puede resonar mucho en las organizaciones. Ya que suelen preparase invirtiendo recursos en capacitaciones para su personal, sin embargo, en muchas ocasiones, no ven los resultados materializados, no existen métricas que les permitan entender el valor que esto les puede entregar en su operación.
En muchos de los casos se debe, a que no se logra poner en práctica los aprendizajes obtenidos, y todo se queda, solo en el cumplimiento a las horas del programa de capacitación, sin que trascienda con beneficios para la organización; y es precisamente esto lo que hace que los dueños pierdan credibilidad para invertir en sus colaboradores.
Las buenas prácticas para gestionar proyectos, nos dice, que dediques un tiempo considerable a la planificación, por ejemplo, un proyecto con duración de un año podría llevarse en planearlo hasta 6 meses o más, mi pregunta en este contexto para invitarte a la reflexión es la siguiente:
¿Qué tanto tiempo estas dedicando a la planificación de tus proyectos?
Tener un plan incrementa la probabilidad de éxito para los proyectos, en un plan se describe el paso a paso que podremos consultar durante la ejecución. La clave está, en dedicar el tiempo necesario para definir un plan integral y bien desarrollado, que incluya los elementos claves que te permitan asegurar y cumplir con los objetivos de tu proyecto. Recuerda que deberás crear un plan único y específico “el chaleco a la medida para tu proyecto”.
Otro punto importante, que tengo la obligación de decirte, y que es algo casi evidente, es que no vas a lograr cumplir con tu plan inicial del proyecto, y esto es algo que puede causarte frustración, ya que seguramente hasta este momento, te ocupaste y dedicaste el tiempo suficiente, para elaborar un plan bien detallado y que estabas seguro de que lo habías considerado todo, pero, mantente tranquilo y centrado en el objetivo, ya que no está todo perdido.
Los cambios en los proyectos siempre los tendremos latentes, lo importante es que tengas presente las prácticas para alinearlos e incluirlos en tu nuevo plan, dicho plan, deberá mantenerse siempre actualizado “vivo”. Para enriquecer este tema te invito a leer mi artículo anterior denominado “Secretos para gestionar proyectos exitosos”.
“Para conseguir grandes cosas, debemos no solo actuar, sino también soñar, no solo planear, sino también creer”.
Anatole France
Teoría de un caso
Hoy en día, los proyectos tienen necesidades muy específicas, y cada vez más retadoras, los clientes son cada vez más exigentes, con este contexto voy a describir un ejemplo, teniendo en cuenta aprendizajes, por lo que en este apartado te invito a que logres capitalizar y profundizar en tus propias experiencias:
“Es un caso, en el que se tiene la necesidad de presentar una propuesta técnico-económica para un proyecto de construcción, y es para uno de los clientes más importantes, dentro del alcance solicitado en las bases del concurso, es necesario cumplir con el perfil de un especialista técnico; durante el proceso de la integración de tu propuesta, te dedicaste a editar un CV, describiendo al candidato ideal y lo incluiste como parte de la propuesta técnica, la propuesta es lo que le prometiste a tu cliente; posterior a esto, se confirman que fuiste favorecido con el contrato, y en ese momento, es cuando tienes un problema por resolver, ahora tienes que cumplir con lo que prometiste, ya que la persona que describiste en la propuesta no existe en tu organización”.
Si esto resuena para ti, te invito a que empieces hacer las cosas diferente. Esto es una realidad en las organizaciones, situaciones como esta, pueden comprometer el prestigio y la credibilidad “confianza” de tus clientes. La solución para este tipo de casos recae en el área de Capital Humano, les dejamos toda la responsabilidad a ellos, se les pone a trabajar para conseguir al perfil ideal creado en esa propuesta, nadie está familiarizado con la naturaleza del proyecto, no le proporcionan los requerimientos del perfil a detalle, y nadie tiene la experiencia para reclutar a este tipo de perfil, se vuelve todo un dolor de cabeza. Y es hasta aquí donde yo digo que no se vale que como lideres, nos hagamos de la vista gorda durante este proceso, debemos participar y colaborar para apoyar en conseguir al mejor candidato.
Como líder debes asumir la responsabilidad, como lo he descrito en uno de mis artículos: “descubriendo a tu líder interior”, involucrarte en el proceso de selección, es una tarea muy importante, así que date el tiempo para colaborar con el equipo de Capital Humano, coordínate con ellos y programa entrevistas con los candidatos, ya que esto te va a permitir conectar con ellos y conocer más allá de solo revisar su CV, para que puedas tomar la mejor decisión. En lo personal, esta práctica me ha traído buenos resultados.
En otro escenario, lo que sucede es que asignan a un colaborador para “cubrir el puesto”, el cual no cuenta con las competencias y habilidades para cumplir con el Rol. En este caso, si te enfrentas a esta situación, que, en la mayoría de los casos, es la única opción, debes asumir el reto y ocuparte en desarrollar a tu equipo, gestionar los recursos y destinar el tiempo necesario, deberás identificar las áreas de oportunidad en cuanto a capacitación, dedicarles tiempo para acompañarlos en la ejecución de sus tareas diarias, y motivarlos para lograr su crecimiento, tanto personal como profesional.
Competencias y habilidades de tu equipo
Como colaborador o miembro del equipo, tu responsabilidad y compromiso es levantar la mano, cuando tengas dudas, falta de experiencia y/o confianza; para esto, te recomiendo realizar tu propio análisis FODA, si no haz hecho esta práctica, te invito a que pidas ayuda, consúltalo con el área de Capital Humano, o con tu jefe inmediato, puedes buscar referencias en internet o bien puedes buscarme para ayudarte; este ejercicio te permite identificar tus Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas, mediante el cual, podrás determinar los planes de acciones para buscar la mejora en tu desarrollo personal y profesional.
Para asegurar esta práctica, primero que nada, debes ser humilde para reconocer que no lo sabes todo, y darte la oportunidad de mejorar, esta, es la parte más importante para identificar tus áreas de oportunidad, de la que podrás obtener una retroalimentación que te permita establecer tus planes de acción.
Como Líder, debes estar atento y preocuparte en gestionar y desarrollar a tu equipo, para ello, debes de tener en cuenta prácticas para evaluar sus competencias, con una herramienta que te permita medir su desempeño durante el desarrollo del proyecto. Una de las técnicas recomendadas, es sin lugar a duda, la retroalimentación “feedback”, esta práctica es todo un arte, y lo considero como un regalo para ti y tus colaboradores, ya que te permite abrir las puertas de la comunicación y como consecuencia ganar confianza, como buen líder debes darle el sentido y grado de importancia, ya que este espacio de retroalimentación es una práctica fundamental para el desarrollo de cada miembro del equipo.
Coaching
Y en este punto vuelvo a ser reiterativo y debemos entender, que no solo es tarea y responsabilidad de Capital Humano, capacitar y desarrollar al equipo. El Líder debe asumir su rol poniendo en práctica sus habilidades blandas, conocidas hoy en día también como: Power Skills. El coaching es una práctica que te ayudará a pasar de la teoría a la práctica.
¿Pero que es el Coaching?
Es un proceso en el cual una persona o un grupo de personas son puestas bajo la tutela de un coach que los observa, asiste, orienta, acompaña, motiva y evalúa durante un periodo de tiempo determinado o durante el desarrollo de un proyecto, con el objetivo de ayudarlos a alcanzar metas específicas y lograr el máximo rendimiento posible de acuerdo con las capacidades, recursos y habilidades naturales de cada uno.
Dicho lo anterior como buen líder, ocúpate en dar coaching a tu equipo en todo momento, mide su desarrollo y obtendrás los mejores beneficios para tus proyectos.
La capacitación
Las capacitaciones son una herramienta muy poderosa para transmitir los conocimientos y lograr capitalizar las enseñanzas, aunque está claro que dependerá de muchos factores como lo es: tipo de capacitación, alcance, método de estudio, y algunos otros puntos pedagógicos, que no soy experto para terminar de describirlos; lo que sí, es que en este articulo me estaré basando en el impacto que generan las capacitaciones y la brecha que existe para llevar el aprendizaje a la práctica.
En párrafos anteriores, aprendimos que para identificar que capacitaciones necesitamos, dependerá de las áreas de oportunidad y debilidades que identifiques para tu desarrollo, y que estén basadas en tus objetivos tanto personales como profesionales. En mi experiencia, he tenido la fortuna de recibir capacitación y mucho aprendizaje por las organizaciones en las que he colaborado. Así como también, me he ocupado en autocapacitarme con base a mi Plan de Vida y Carrera, por lo que, he dedicado varias horas e invertido recurso económico para alcanzar mis objetivos de aprendizaje.
La capacitación, tiene un objetivo específico y reitero que dependerá de la modalidad y el alcance de la misma, pero quiero dejar claro que para lograr pasar de la teoría a la práctica, debemos de tener en cuenta el compromiso de la persona capacitada, y me refiero compromiso al hecho de tomar con seriedad el tiempo que se dispone para la capacitación, hoy en día tenemos la ventaja de llevarlas de manera remota, la cual también tiene sus desventajas, y esto dependerá del compromiso personal de cada colaborador para tomar con responsabilidad las sesiones y las tareas que se necesitan para cumplir el plan de capacitación.
El seguimiento del líder “coach” es fundamental, para asegurar que el aprendizaje se esté implementando de acuerdo con lo capacitado, por lo tanto, ocúpate en dar el acompañamiento con tu equipo, ya que, en esta curva de aprendizaje, tendrás que identificar a los colaboradores que más necesiten ese apoyo, y también estarán los que caminen solos, pero es necesario estar validando el aprendizaje durante la marcha.
Mentoring
Mi recomendación es que una vez que te capacites sobre algún tema, puedas identificar a personas que ya hayan pasado por esa experiencia que necesitas, busca entre tus contactos conocidos o personas externas la mentoría, esto te ayudará a completar más rápido tu curva de aprendizaje.
El mentor es un profesional experimentado que comparte sus conocimientos, de forma desinteresada, con otras personas con menos experiencia para ayudarlas a hacer crecer sus empresas. Su misión es actuar como guía y potenciar el talento de sus pupilos, tanto a nivel personal como profesional.
Como buen líder, adopta la práctica de “mentoring” en tus equipos de trabajo, identifica a esas personas con experiencia en temas específicos y particulares, genera una colaboracion que te permita mejorar como organización; puedes promover sesiones de aprendizaje, como lo son: compartir “Lecciones Aprendidas”, y porque no, exponer las “Buenas prácticas” que se estén implementando en tus proyectos, recopila toda esta información para generar tu base de conocimiento, y hazlo público para toda la organización.
Herramientas y técnicas para ayudarte a ejecutar las tareas.
Es muy común, que no logres ser productivo para completar tus tareas diarias, perderte en el mundo de actividades que se presentan y abrumarte por eso, es algo que debes saber controlar. Como líder, tienes la responsabilidad de darle claridad a tu equipo durante la ejecución “la acción”.
Existen diferentes técnicas y prácticas que te permiten lograr un impacto positivo en tu equipo de proyecto, para comunicarte de manera más efectiva, la más practica y menos costosa, son las reuniones, para este caso solo debemos tener presente que, como dicen por ahí, existen 2 tipos de reuniones: las que son productivas y las que nos roban el tiempo. Entonces, enfócate en generar reuniones productivas, bien organizadas como buena práctica.
Daily Scrum
En la metodología Scrum, se implementa un tipo de reunión que tiene bastante importancia en el desarrollo completo del proyecto. Es una reunión diaria y muy breve, no debe superar nunca los 15 minutos, que van a tener todos los miembros del equipo, que básicamente para lo que sirve es para saber cómo va cada miembro del equipo.
La Daily Scrum, está pensada principalmente para responder a tres preguntas, es decir, cada miembro del equipo tiene que responder a tres preguntas, que serían las siguientes:
- ¿Qué hice ayer?
- ¿Qué es lo que voy a hacer hoy?
- ¿He tenido algún tipo de problema durante el desarrollo o si tengo algún problema?
El objetivo de esta reunión es facilitar la transferencia de información y la colaboración entre los miembros del equipo para aumentar su productividad, al poner de manifiesto puntos en que se pueden ayudar unos a otros.
La ley de Pareto 80/20
Por otro lado, debes tener en cuenta aquellas actividades diarias que te quitan la atención, analiza las diferentes distracciones como lo es: revisar redes sociales, responder correos no importantes, atender llamadas, participar en exceso de reuniones, entre otras; para este tema es importante tener presente la productividad, una practica recomendada para ser eficientes en esto, es utilizar la ley de Pareto.
¿Cuándo se aplica la ley de Pareto?
La ley de Pareto es un principio que establece que el 20% del esfuerzo destinado a una tarea genera un 80% de los resultados. Esto es aplicable a distintas áreas, como la actividad empresarial o el ámbito personal. Otra forma de entender la ley de Pareto es que el 20% de las causas origina el 80% de las consecuencias.
La ley de Pareto es una técnica interesante para priorizar tus tareas y las de tus colaboradores, te ayudará a dosificar su esfuerzo para lograr ser más productivo a la hora de completar las tareas.
Matriz de Eisenhower
Otras de las herramientas de priorización relevante es la Matriz de Eisenhower:
El cuadrante de Eisenhower es una herramienta simple y práctica para priorizar de forma rápida las tareas, en función de su importancia urgencia. Su nombre viene del 34 presidente de los Estados Unidos Dwight Eisenhower, hombre muy atareado, y se remonta a los años 50.
Tableros Kanban
La metodología Kanban se implementa por medio de tableros Kanban. Se trata de un método visual de gestión de proyectos que permite a los equipos visualizar sus flujos de trabajo y la carga de trabajo. En un tablero Kanban, el trabajo se muestra en un proyecto en forma de tablero organizado por columnas.
Se puede empezar con un tablero Kanban básico de 3 columnas -Por hacer, En progreso y Finalizado- poblado con tarjetas que representan elementos de trabajo de diferentes tipos. Como se muestra en la imagen adjunta.
Estas son solamente algunas de las practicas y/o técnicas, de las que podemos echar mano para lograr el propósito para asegurar la implementación y concretar las tareas en nuestro proyecto. Además, es importante mencionar que podemos usar la tecnología, por lo que, no dejes de apoyarte y adoptar los softwares que mejor se adecuen a tu gestión, esto te ayudará a ser más agiles y eficiente en tus tareas, reducir tiempos y promover la colaboración.
Procrastinación.
No quiero dejar de mencionar, que la procrastinación es un arma letal para bloquear nuestras prioridades.
Etimológicamente, “procrastinación” deriva del verbo en latín procrastināre, postergar hasta mañana. Sin embargo, es más que postergar voluntariamente. La procrastinación también deriva de la palabra del griego antiguo akrasia, hacer algo en contra de nuestro mejor juicio.
“Procrastinar no es un asunto de holgazanería, sino de manejo de las emociones”
Esa autoconciencia es una pieza clave para entender por qué procrastinar nos hace sentir mal. Cuando procrastinamos, no solo estamos conscientes de que estamos evadiendo la tarea en cuestión, sino también de que hacerlo es probablemente una mala idea. Y, aun así, lo hacemos de todas maneras.
Te dejo un video de YouTube, que me pareció muy entretenido para reflexionar sobre la procrastinación y tenerlo presente:
Conclusión.
Recuerda que pasar de la teoría a la práctica, dependerá de las bases y la preparación que tengas, la proactividad, como líder o como colaborador, ya que, ambos son responsables de que este propósito se cumpla. Las practicas, herramientas y técnicas que adoptes para fortalecer la comunicación, deberán ser las que mejor se adhieran a las condiciones de tu equipo y tu proyecto.
La capacitación es una herramienta clave, no dejes de tenerla en cuenta. Y saca el mayor provecho de ella. Promueve el mentoring y coaching, en tu organización. Y nunca dejes de medir el desempeño de tus colaboradores. Preocúpate por alcanzar que se desarrollen en lo personal y profesional.
Debe existir un equilibrio entre actuar y planificar. Está la persona que actúa sin planificar y la que planifica y nunca actúa. La planificación es de suma importancia porque te permite tener un plan de acción bien definido y cuando lo ejecutas te permite avanzar más rápido y cometer menos errores.
La persona que dedica un tiempo a planificar conseguirá mejores resultados y en menor tiempo que el que no lo hace. Por otro lado, hay personas que dedican tiempo a soñar y planificar, pero nunca ejecutan. Debes actuar, es tan importante como planificar, Dedícales tiempo a ambos.
Prepara tu plan, estudia cada detalle de lo que tienes que hacer, analiza la cantidad de trabajo, tiempo y dinero que necesitas. Evalúa si estás dispuesto a hacer el sacrificio, tener la disciplina y poner el trabajo duro para conseguir lo que planificaste.
Cuando estés preparado, actúa. Y finalmente, no te rindas.
Bibliografía:
- Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos PMBOK® Sexta Edición (2017), Project Management Institute (PMI).
- Guía Práctica de Ágil (PMI)
César Morales López
Mas de 12 años trabajando en el sector de la construcción, especializado en la implementación de buenas prácticas mediante la administración de proyectos asegurando el valor del negocio de los proyectos.
Líder del Sistema de Gestión de Proyecto – (PMO) Construplan
Ingeniero Civil – Universidad de Sonora
Maestría en Ingeniera en Administración de la Construcción – Instituto Tecnológico de Sonora
Diplomados y Cursos en Administración de Proyectos – (Tecnológico de Monterrey / IDEL / Evoryt / Projectical SAS)
Instructor en Campus Axioma (Curso de Administración de proyectos en Plataforma LMS)
Coautor del libro “Lidera tu Futuro” – Colaboración Capitulo: “Haz que tus proyectos Sucedan” (Libro a la venta en Amazon – Modalidad Ebook )
Puedes encontrarme:
Comentarios al WhatsApp: 662 155 1565
Email: cezar.ml4@gmail.com
LinkedIn: www.linkedin.com/in/cmoraleslopez
Instagram: www.instagram.com/cesarkaiser4/
Facebook: www.facebook.com/cesarkaiser.morales/