16 Mar Contingencia y gestión, gran deferencia cuando hablamos de reservas en proyectos

Otros artículos que te pueden interesar:

http://consejoincide.com/category/articulos/

Hablar de reservas en la gestión de un proyecto tiene como finalidad definir la planeación de todas las situaciones que están relacionadas con variables que producen una contingencia o que a su vez no estaban consideradas pero que afectan de manera directa los objetivos y planeación en las empresas.

Como se desarrolla en la Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (PMBOK), el análisis de reserva tiene la finalidad de determinar la cantidad de reservas de contingencias y de gestión que se necesitan para el desarrollo de un proyecto y para ello es fundamental definir de forma correcta la diferencia entre esos conceptos.

Como definición en general las reservas para contingencias, conocidas también como provisiones para contingencias, se analizan con la intención de considerar en los costos de un proyecto, la incertidumbre en los mismos para cubrir riesgos identificados o conocidos por la organización. Éstas mismas reservas, se consideran como un presupuesto destinado para cubrir todos los factores definidos como conocidos-desconocidos que pueden afectar al proyecto y que, a su vez, son parte de la línea base de costos de este. Este análisis asocia la necesidad que se tiene en respuesta a una contingencia o a una mitigación de un problema, para que así sea considerada la cantidad desconocida de retrabajo que puede llegar a ser utilizada por estas posibles situaciones que deben ser incluidas. 

Un ejemplo pudiera ser el siguiente: Con la crisis de salud en México por COVID 19, supongamos que los gobiernos del estado deciden elaborar proyectos de plataformas digitales para todo tipo de gestión y trámites. El equipamiento hardware quizá no tenga la capacidad para soportar el incremento del número de trámites por día y los costos de renovación, actualización y reparación en caso de suceder una saturación. La reserva para contingencia en este caso sería la cantidad considerada para suponer la reparación, o sustitución de los equipos, la asesoría y la mano de obra especializada, considerada con el fin de mitigar el riesgo que esta situación pudiese representar si llegase a presentarse.

Esta reserva puede considerarse en cualquier nivel, en alguna actividad específica, en la totalidad del proyecto, o a su vez en la combinación de ambas, tanto como un porcentaje de costo estimado del mismo, como quizá un monto fijo definido según sea el caso. De ser necesario precisar de una forma más específica una cantidad o monto, puede calcularse mediante análisis cuantitativos.

Es así como podemos definir que la reserva para contingencias forma parte de la línea base de costos y de los requisitos generales de financiamiento del proyecto y durante el avance de este se puede usar, reducir o eliminar al momento de materializarse alguno de los riesgos individuales considerados del proyecto con impactos ya sea positivos o negativos en el mismo. 

Esta consideración de reserva puede ser identificada y analizada por medio del cronograma y también puede separarse de las actividades individuales y sumarse como un total.

A diferencia de una contingencia que puede previsualizarse, existen otras necesidades consideradas como las reservas para gestión, y se asocian a montos y cantidades específicas del presupuesto de un proyecto que se consideran por control de la gestión y para cubrir trabajo no previsto dentro del alcance del proyecto, eventos inesperados que modifican las características del presupuesto.

Las reservas para gestión tienen como objetivo considerar variables desconocidas-desconocidas que pueden afectar el proyecto por algún riesgo no identificado.

En este caso podemos continuar con el mismo ejemplo puesto en el caso anterior. Supongamos que el Gobierno del Estado de México, consideró el proyecto con una reserva para contingencias pensando en que el hardware podía fallar en la implementación del número de trámites en línea y así queda considerada esa posibilidad que se asume como una contingencia. Al momento de implementar el proyecto inicia un sismo y el edificio donde se tiene todo el equipo se daña y se pierde también la infraestructura para implementar el proyecto. El factor sismo es un desconocido-desconocido considerado como un riesgo no identificado o no previsto por lo que será necesario aplicar la reserva de gestión en la solución del nuevo problema.

Como en el ejemplo se presenta, esta reserva no se incluye en la línea base del proyecto, pero forman parte del presupuesto total y de los requisitos de financiamiento, y al momento de utilizarse es necesario sumarse a la línea base de costos y ser aprobada a través de un control de cambios.

Como bien se mencionado en los conceptos anteriores, el encargado de desarrollar la responsabilidad de Project Manager tiene la consigna de gestionar de forma correcta todas las etapas que componen la integración de un proyecto, para así ejecutar el plan de dirección con el conocimiento, monitoreo, control, cambios y cierre del mismo. 

En todas las etapas del proyecto existen posibilidades de ejecutar reservas tanto de gestión como de contingencia y es fundamental que el líder cuente con la visión integral del mismo para poder visualizar los posibles riesgos identificados (reservas de contingencias) y considerarlos en la línea base de costos como argumentos asumidos por la empresa para aplicarlos como respuestas y medidas de mitigación. Con ello se tendrá claro que la estimación de los costos de cada actividad lleva consigo una posibilidad de contingencia que debe ser considerada y que a su vez impacta de forma integral en la totalidad de la línea base. 

De acuerdo con el nivel de análisis que se pueda elaborar para cubrir los riesgos identificados por la empresa, habrá mayor posibilidad de contar con un mejor control de presupuesto y en su momento una ejecución correcta y sana del proceso. 

De la misma manera, podemos complementar que la forma correcta de gestionar la reserva de gestión es analizando meticulosamente el historial de los resultados en los procesos de los proyectos ejecutados por la empresa con la intención de tener claro el comportamiento de los costos en relación con lo presupuestado. Así, se puede definir un porcentaje más cercano a la realidad de los imprevistos y su impacto en los géneros de proyectos de forma cuantitativa para la empresa. Esta situación puede dar de una manera más real, los argumentos para poder asignar un porcentaje de costo a la reserva de gestión que esté en los márgenes de las estadísticas aplicadas ya en los proyectos ejecutados.

Siendo así, es fundamental entender la importancia de la diferencia entre reservas de gestión y contingencia debido a que las dos impactan de forma distinta el costo y el proceso de un proyecto. 

Ahora bien “- Estamos analizando correctamente las reservas de un los proyectos?”

Referencias bibliográficas.

– Project Management Institute (2017). Guía de los fundamentos para la dirección de proyectos, Guía del PMBOK. Sexta edición, Gestión de los costos del proyecto.

Arq. Noel Armando Corona Urquijo
Alfredo Eguiarte # 203
Col. Jesús García c.p. 83,140
Hermosillo, Sonora, México
(662)2-18-41-84 Oficina/ (044-662)2-00-06-33 Celular
arq.n.c.u@gmail.com /, arq.ncorona@creaarquitectos.com

OBJETIVO
Desarrollar tanto en el ámbito profesional, moral y laboral el potencial técnico, académico y sensitivo para mi madurez y excelencia personal buscando siempre el beneficio de mi empresa y sociedad.

ESCOLARIDAD Y CAPACITACIÓN

Pasante Técnico electricista del Centro de Bachillerato Tecnológico Industrial y de Servicios, Unidad 11, generación 97-2000, Hermosillo, Sonora.Licenciado en Arquitectura por la Universidad de Sonora Generación 2000–2005
(Titulado, mención especial por Tema de Tesis Centro de Rehabilitación Infantil para el estado de Sonora, una propuesta alternativa basada en sistema Teletón México).

Certificación Profesional por la Comisión de Certificación Profesional del Ejercicio de la Arquitectura en el Estado de Sonora, Acreditación STPS, Acreditación DRO H. Ayuntamiento de Hermosillo, Registro de Licitantes Gobierno del Estado de Sonora.

Estudiante de la Maestría Gestión de Proyectos, Universidad del Valle de México.

EXPERIENCIA LABORAL

Director general crea ARQUITECTOS. (Diseño y Construcción), Sucursal Noroeste Hermosillo, Sonora y Sucursal Occidente. Colima, Colima desde 2007 a la fecha.
Elaboración, supervisión, construcción, asesoría y gestoría de diversos proyectos y obras arquitectónicas de distintos géneros con especialidad residencial, comercial, salud, industrial y educación. Numerosos reconocimientos en concursos de diseño Óperas Primas y Bienales Regionales; nombramientos gremiales y sociales, además de galardones en concursos de diseño y especialidad por destacadas aportaciones arquitectónicas. Mención Honorífica como Profesionistas del año 2015.

EXPERIENCIA GREMIAL
Destacada y constante participación en el gremio, a partir del 2008 a la fecha como Secretario de Acción Gremial, Comisionado de Comunicación y Enlace, Secretario General, Vicepresidente, Presidente y Miembro de la Junta de Honor y Justicia del Colegio de Arquitectos de la Ciudad de Hermosillo A.C., Integrante activo de la Federación de Colegios de Arquitectos de la República Mexicana A.C., y de la Federación de Colegios de Arquitectos del Estado de Sonora A.C.

EXPERIENCIA ACADÉMICA
Profesor de Asignatura indeterminado en UNISON, Asesor, vocal, secretario y presidente de diversos exámenes profesionales, jurado de selección de procesos, Maestro distinguido de generación 2016, 2017, 2018 y 2019.

PARTICIPACIÓN CIUIDADANA
Integrante de diversos grupos de trabajo, Asesor institucional, Comisión de Construcción, Integrante GTMOTM, PMOT, Vicepresidente Consejo Consultivo IMPLAN, Integrante Consejo Consultivo Agua de Hermosillo entre otros. Columnista de opinión en diversos medios impresos y digitales, Miembro del Consejo INCIDE.

RECURSOS
Capacidad de negociación, trabajo en equipo, facilidad de persuasión, compromiso, manejo de sistemas diversos informáticos, ingles 60%, liderazgo y trabajo enfocado a resultados.

• Se permite el uso, distribución y difusión del contenido publicado en  http://consejoincide.org/  toda vez que se cite la fuente, al autor, se vincule al artículo en nuestro sitio web y se mantenga la intención del contenido.
• Imagen de portada tomada de https://alanfairliereinoso.pe/?p=7352